1.      Acara Berlangsung selama 4 hari 3 malam.

Jumlah perserta meeting berasal dari berbagai bangsa di Asia dan Pasifik, dengan jumlah 90 orang anggota dan peninjau 34 orang.

Tempat acara : Gedung Sky Line Block Convention Center, Jakarta selatan.

adapun peralatan yang diperlukan adalah sebagai berikut :

Signage :

“Regional Scientific Meeting”

Set Up :

-         Stage 7,2m x 4,8m x 60 cm

-        1 bunga untuk di meja registrasi

-        2 bunga untuk di meja buffet

-        Podium on stage from Geologi Asia Pasific

-        1 micropohones untuk di Podium

-        3 wereless microphones

-        1 Giant screen and LCD Project from Geologi Asia Pasific

-         Tolong di siapkan meja dan kabel extention

-         124 classroom set up

  (Black Full Lengh, Red Marron Table Cloth, Black Cover Chair)

-         1 Meja registrasi

-          Air es dan Napkin di set up diatas meja

-           Buffet station di siapkan di foyer (cutleries di meja buffet)

-           Air es station di foyer

-          Biskuit, kacang dan air mineral botol di sediakan ditiap meja

PERMOHONAN FASILITAS MEETING

Perjanjian ini dibuat oleh Sky Line Block dan Geologi Asia Pasific

Contact           : Mr. Munos Parmono

Alamat            : Ahmad Yani No 88

Gedung Graha Pena Lt 20

Jakarta

Telepon           : 62-31-820-2193

Fax                  : 62-31-825-0019

E-Mail             : Munos@Parmono.com

Perjanjian ini adalah untuk:

Date	Time	Function	Room	Setup	No of Person
12- 13 Des 2011	08:00 - 17:00	Meeting	Sky Line Block       (Available)	Classroom	124
14 Des 2011	08:00 - 17:00	Meeting	Sky Line Block       (Available)	Classroom	90
15 Des 2011	08:00 - 12:00	Meeting	Sky Line Block       (Available)	Classroom	90

Jumlah peserta harus dikonfirmasikan ke Sky Line Block setidaknya 72 jam atau 3 (tiga) hari kerja penuh sebelum pemakaian ruangan.

Jika jumlah akhir peserta dijamin lebih rendah atau lebih tinggi dari jumlah yang disepakati, Sky Line Block berhak untuk memindahkan acara ke ruangan lain untuk memastikan bahwa Geologi Asia Pasific merasa nyaman .

Biaya Minimum                  : Sky Line Block senang untuk melepaskan pendapatan minimum harus Patron bisa menjamin peserta minimal / tamu dari 124 orang dalam acara ini.

Mohon mencatat harga di atas dianggap sebagai tawaran rahasia untuk tamu. Harga diterapkan untuk kesempatan ini saja dan tidak dapat digunakan untuk referensi di masa depan.

Jika biaya makanan dan minuman berada di bawah biaya minimum yang diperlukan, perbedaan akan dikenakan biaya sebagai fungsi sewa kamar.

Food & Beverage              : Meeting untuk tanggal 12 - 14 desember 2011

Full Day Meeting Package at Rp 360.000++ per orang per hari.

Paket termasuk :

·          Penggunaan ruang dari jam 08.00 sampai 17.00

·          Welcome Coffee, Tea and and Cookies sebelum acara

·          Pagi dan siang coffee break dengan 2 jenis snack (1 manis dan 1 asin)

·         Makan siang dengan cara prasmanan di pre function atu foyer function
      room

Meeting untuk tanggal 15 desember 2011

Half Day Meeting Package at Rp 340.000++ per orang per hari.

Paket termasuk :

·          Penggunaan ruang dari jam 08.00 sampai 12.00

·          Welcome Coffee, Tea and and Cookies sebelum acara

·          Pagi coffee break dengan 2 jenis snack (1 manis dan 1 asin)

·       Makan siang dengan cara prasmanan di pre function atu foyer function
      room

Semua paket termasuk :

·          Peralatan Meeting :

-          Notepads, pensil, air mineral, permen

·          (1) meja penerima tamu dengan bunga

·          Kabel microphone

·          Screen

·          Telepon extension line 

Sky Line Block               : Harap diperhatikan bahwa Sky Line Block Convention Center akan memberikan SEMUA makanan dan minuman untuk acara ini.

Tidak ada makanan dan minuman dari luar yang diperbolehkan untuk dibawa ke Sky Line Block Convention Center.

Banner                                  : Sky Line Block Convention Center menyediakan signage standar di depan ruang meeting. Tidak ada spanduk, latar belakang dan materi promosi lainnya memungkinkan untuk ditampilkan di area publik Sky Line Block Convention Center.

Merugikan Kegiatan            : Dalam hal kegiatan ilegal atau kegiatan yang berada dalam konflik kepentingan dengan Sky Line Block Convention Center, Sky Line Block Convention Center berhak untuk segera membatalkan reservasi atau mengusir setiap akomodasi dan harus ganti rugi penuh dan disimpan bebas dari semua klaim , cocok, kerugian, kerusakan apapun.

Estimation Cost   :            

  

DAY,DATE	DESCRIPTION	PRICE (Rp)	QUANTITY	AMOUNT
Senin, 12 Des 2011	Full Day Meeting Package	360.000	124	44.640.000
	Deluxe room	1.200.000	31	37.200.000
Selasa, 13 Des 2011	Full Day Meeting Package	360.000	124	44.640.000
	Deluxe room	1.200.000	31	37.200.000
Rabu, 14 Des 2011	Full Day Meeting Package	360.000	90	32.400.000
	Deluxe room	1.200.000	30	36.000.000
Kamis, 15 Des 2011	Half Day Meeting Package	340.000	90	30.600.000
	Deluxe room	1.200.000	30	36.000.000
	Transportation	2.000.000	1	2.000.000
	T o t a l			303.680.000
	Service Charge & Government Tax		21%	63.772.800
	GRAND TOTAL			367.452.800

Tambahan Set Up                : Classroom set up untuk  124 orang tanggal 12 – 13           Desember 2011

Classroom set up untuk  90 orang tanggal 14 – 15           Desember 2011

Rincian lainnya yang akan dibahas kemudian.

Signboard                             : “Regional Scientific Meeting”

]

Keterangan Tempat Ruangan

Sky Line Block                    : Sky Line Block 980 meter persegi dan memiliki luas pra-fungsi yang cukup besar 297 meter persegi. Sky Line Block ini baru direnovasi dan menawarkan suasana yang mewah desain kontemporer dengan lampu kristal dan indah modern, karya seni Indonesia.

Makanan dan Minuman       : Mempunyai pilihan set menu dan prasmanan tersedia untuk sarapan, makan siang, koktail dan makan malam. Berbagai masakan, makanan Indonesia, Internasional atau Cina tersedia. Sky Line Block dapat mempersiapkan menu individu untuk memenuhi kebutuhan tamu.

Akomodasi                          : Pada 55 meter persegi untuk kamar Deluxe, Four Seasons kamar tamu adalah kamar tamu yang paling luas di kota dan memiliki balkon pribadi dan area pintu masuk. Fasilitas termasuk kamar mandi marmer mewah dengan bak mandi, fasilitas, pembuat teh atau kopi di dalam ruangan yang aman, tiga telepon IDD, fax / modem koneksi, internet kecepatan tinggi dan televisi satelit. 

Untuk kamar Deluxe Rp 1.200.000 per malam dan dapat free makan pagi untuk 2 (dua) orang. 

Sky Line Block akan senang untuk membicarakan harga khusus untuk pemesanan kamar tamu.

Penagihan                         : Deposit tidak dapat dikembalikan dan tidak dapat dialihkan dari Rp.60.000.000 diperlukan setelah konfirmasi ruangan atau Jumat 04 November 2011 pukul 13.00 WIB lambat.

Pembayaran harus diselesaikan 14 (empat belas) hari sebelum acara.
 
Semua pembayaran yang dibuat tidak dapat dikembalikan dan tidak dapat ditransfer ke pemesanan lainnya atau digunakan untuk fasilitas Sky Line Block lainnya.

Pembayaran dapat ditransfer ke:

Nama Rekening : PT. Sky Line Block Nusantara

Nama Bank         :The Hongkong and Shanghai Banking
 Corp.Ltd. (HSBC)

Rp Rekening      : 050-643987-302

US Rekening      : 050-219436-024

Alamat Bank   : Wisma Metropolitan II, Lantai 5 Jl. Jend. Sudirman Kav. 29-31, Jakarta 12930

Kebijakan Pembatalan         : Sky Line Block menerima banyak permintaan untuk ruang meeting, tetapi sekali pemesanan adalah tamu dikonfirmasi, Sky Line Block berdiri dengan kesepakatan kami dengan tamu pemesan. Jika Pemesan membatalkan sebagian atau seluruh fungsi setelah diterima oleh Sky Line Block dan dikonfirmasi kepada pemesan itu, biaya pembatalan akan dikenakan dan dibayarkan atas permintaan.

Biaya pembatalan                 :Pemberitahuan atau pembatalan Persentase
pemberitahuan atau batal                     pembatalan

                                             Jadwal sebelum event                           sebelum acara

Minimal pendapatan atau

Estimasi biaya

0 - 21 days                                                  100%

22 - 45 days                                                  50%

46 – 60 days                                                 25%

Harus ada penurunan dalam jumlah makanan atau minuman, penagihan akan didasarkan pada jaminan minimum yang disepakati dan sudah dikonfirmasi.

Jika karena alasan tertentu fungsi atau acara ditunda, syarat dan kondisi akan diterapkan sebagai pembatalan kebijakan

Force Majeure                      : Force majeure adalah suatu kondisi yang menyebabkan tidak ada pihak yang tidak bisa melakukan kewajibannya karena pemogokan, kerusuhan, pemberontakan, gempa bumi, kebakaran, banjir, ledakan badai, tindakan Allah dan tindakan pemerintah atau penyebab yang berada di luar kontrol yang wajar dari pihak tersebut.
 
Jika fungsi ini ditunda karena force majeure, semua deposito yang dibayarkan ke hotel dapat digunakan untuk fungsi lain dalam waktu 3 bulan dari tanggal asli dari fungsi.

Lainnya                              : Untuk keamanan Pelindung, adalah penting bahwa semua jalan keluar disimpan dapat diakses secara bebas setiap saat. Api keluar atau jalur akses ke pintu keluar darurat tidak boleh digunakan sebagai area penyimpanan untuk bahan atau kemasan. 

Penggunaan peralatan yang dapat menyebabkan asap atau panas yang berlebihan tidak diperbolehkan. Rincian lebih lanjut dari peraturan Sky Line Block dan peraturan akan dinyatakan dalam dokumen yang terpisah dalam "Tata Tertib Kontraktor". Ini akan diberikan dengan surat izin untuk kontraktor pelindung dengan vendor.

Pastikan bahwa Sky Line Block baik pemesan dan penyelenggara untuk menjaga barang-barang pribadi, Sky Line Block tidak dapat bertanggung jawab untuk setiap kerugian atau kerusakan.

Opsi Tanggal                        : Komitmen ini diadakan secara tentatif sampai Jumat 04 November, 2011. Harus ada permintaan lain organisasi pengaturan yang sama atas dasar yang pasti sebelum tanggal ini, pemberitahuan 48 jam akan diberikan baik untuk mengkonfirmasi atau melepaskan komitmen ditahan. Setelah tanggal pilihan telah berlalu, komitmen ini secara otomatis dilepaskan, harus menandatangani konfirmasi dan deposit tidak akan diterima.

Konfirmasi                           : Untuk mengkonfirmasikan semua pengaturan, silakan menandatangani surat ini dan fax kembali ke Sky Line Block salinan ditandatangani 04 November, 201. Jika aplikasi dan deposit tidak dikembalikan Sky Line Block, maka Sky Line Block berhak untuk melepskan ruangan yang dipesan untuk diberikan ke klien lain.

Terima kasih untuk mempertimbangkan Sky Line Block Convention Center Jakarta sebagai tempat pengadaan event Anda. Yakinlah perhatian profesional kami dan dukungan untuk memastikan acara sukses.

PT. Sky Line Block Nusantara                                Geologi Asia Pasific 

Per       : Mr. Ross Russell                                          Per       : Mr. Munos Parmono
Title       : GM Sky Line Block                                     Judul     : Ketua Pelaksana
Tanggal : 01 November 2011                                      Tanggal :
                                                                                   

_______________________________                     _______________________________

  

untuk menu yang dipilih sudah termasuk untuk peserta yang melakukan diet, adapun Meeting Package dan  Menu yang sudah disusun untuk meeting 4 hari adalah sebagai berikut :

                                      MEETING PACKAGE

Attendees 25 – 150 persons Above 150 persons

Half Day Meeting (08.00-12.00 or 17.00-21.00) Rp.340,000++ Rp.325,000++ Food and Beverages Service Welcome Coffee/Tea with assorted cookies Morning or Afternoon Coffee Break with 2 items of snack selections and Sliced fresh fruit Buffet Lunch at pre-function area

Full Day Meeting (08.00 – 17.00) Rp.360,000++ Rp.340,000++ Food and Beverages Service Welcome Coffee/Tea with assorted cookies Morning and Afternoon Coffee Break with 2 items of snack selections and Sliced fresh fruit Buffet Lunch at pre-function area

                   u

Complimentary Meeting Equipments

Notepads, pencils/pens, iced water and mints

One (1) Flipchart with marker

Built in or portable screen

Two (2) cabled microphones

Free local call

u

For number of participant 15 to 24 persons, additional Rp.20.000++ per person will be applied

and lunch buffet will be served at Seasons Café or Dim sum Extravaganza at Lai Ching Restaurant

With extra benefit, either one of the following choices:

• Frozen Yoghurt with 3 toppings for break time or after lunch

• 15 Minutes shoulder massage for each participant

• Usage of standard LCD projector

• Coffee machine (limited) standby in meeting room all day

• Internet access (1 line/access per day)

u

All prices are subject to 21% service charge and government tax

All prices are subject to change without prior notice

Senin, 12 Desember 2011

WESTERN MENU I      COLD SELECTIONS Californian Cobb Salad Beef and Vegetable Summer Roll Peppered Tuna with Sesame Dressing Mediterranean Seafood with Pesto Shredded Chicken and Wonton Salad Traditional Cole Slaw Seasonal Mixed Salad DRESSING Thousand Island, Balsamic Vinegar Dressing, Mayonnaise, Croutons SOUP Minestrone of Chicken and Vegetable Soup BREAD CORNER FEATURES Seasonal Bread Rolls HOT SELECTIONS Hungarian Beef Goulash Rosemary Grilled Chicken Breast Snapper Fillet with Fruity Curry Sauce Assorted Market Vegetables Garlic Mashed Potato Steamed Rice DESSERTS Sliced Fresh Fruits Fruit Tartelettes Chocolate Fudge Cake Baked Apple Pie Mango and Peach Roulade Coffee, Tea and Decaffeinated Coffee

COFFEE BREAK        (124 pax jam 10.00) Assorted Mini Muffi  Mini Cocktail Samosa Coffee, Tea and Decaffeinated Coffee – – –                     COFFEE BREAK         (124 pax jam 15.00) English Fruit Cake Assorted Bruschetta Coffee, Tea and Decaffeinated Coffee – – –

Selasa, 13 Desember 2011

WESTERN MENU II                        COLD SELECTIONS                      Curried Chicken Salad Penne Pasta Salad with Seafood Tuna and Green Bean Salad                     Chive and Potato Salad Thai Style Grilled Beef Salad Shredded Carrot Salad with Raisin Seasonal Mixed Salad DRESSINGS Thousand Island, Balsamic Vinegar Dressing, Mayonnaise, Croutons SOUP Cream of Chicken and Mushroom Soup BREAD CORNER FEATURES                   Seasonal Bread Rolls HOT SELECTIONS Beef Roulade with Vegetable and Gravy Roast Garlic Chicken with Natural Jus John Dory with Tomato, Olives and Caper                      Vegetable Ratatouille Spicy Potato Wedges Steamed Rice DESSERTS Sliced Fresh Fruits Strawberry Cheese Cake Chocolate Mousse Green Tea Opera Cake Honey Roulade Coffee, Tea and Decaffeinated Coffee

COFFEE BREAK     (124 pax jam 10.00) Saffron Prawn Quiche Assorted Profiteroles(Chocolate and Vanilla) Coffee, Tea and Decaffeinated Coffee – – –          COFFEE BREAK     (124 pax jam 15.00) Hot Smoked Beef and Cheese Sandwich Strawberry Mille Feuille Coffee, Tea and Decaffeinated Coffee                                – – –

Rabu, 14 Desember 2011

WESTERN MENU III COLD SELECTIONS Mexican Beef Salad with Crispy tacos Chicken, Apple and Walnut Salad Mixed Sausages and Bell pepper Salad Grilled Vegetable Salad with Shrimp Greek Salad with Feta Cheese Mixed Greens Salad DRESSINGS Thousand Island, Balsamic Vinegar Dressing, Mayonnaise, Croutons SOUP Potato and Leek Soup BREAD CORNER FEATURES Seasonal Bread Roll HOT SELECTIONS Slow Roasted Beef Blade with Thyme Jus Sea bream with Saffron Cream Sauce Herb Crusted Chicken Breast Sauteed Vegetables Roasted Garlic Potatoes Steamed Rice DESSERTS Sliced Fresh Fruits Chocolate Devil Cake Lemon Meringue Tart Fruit cake Black Forest Cake Coffee, Tea and Decaffeinated Coffee

COFFEE BREAK          (90 pax jam 10.00) Mini Smoked Beef Calzone Fruit Pannacotta Coffee, Tea and Decaffeinated Coffee – – –               COFFEE BREAK           (90 pax jam 15.00) Fried Mushroom Risotto Ball Tiramisu in Glass Coffee, Tea and Decaffeinated Coffee – – –

Kamis, 14 Desember 2011

WESTERN MENU IV COLD SELECTIONS Tomato Salad and Bocconcini Chopped Vegetable Salad Grilled Chicken Salad with Pasta Moroccan Beef Salad with Couscous Spicy Tuna Salad with Cucumber Mixed Green Salad and Condiment DRESSINGS Thousand Island, Balsamic Vinegar Dressing, Mayonnaise, Croutons SOUP Provencal Fish Soup BREAD CORNER FEATURES Seasonal Bread Roll HOT SELECTIONS Beef Rump Steak with Peppercorn Sauce Baked Red Snapper with Dill Cream Sauce Kansas Barbecued Chicken Breast Glazed Vegetables Gratinated Potatoes Steamed Rice DESSERTS Sliced Fresh Fruits Chocolate Pie Strawberry Cheese Cake Fruit Panacotta Profiteroles Coffee, Tea and Decaffeinated Coffee

COFFEE BREAK          (90 pax jam 10.00) Scallop Shiu-mai Raspberry bean curd Coffee, Tea and Decaffeinated Coffee – – –

 

2. kegiatan rekreasi dilakukan setelah event selesai yaitu pada tanggal 15 Desember 2011 pada jam 13.00 ke Taman Ismail Marzuki. Untuk biaya transportasi dan keperluan lain mengenai rekreasi sudah dijadikan satu perhitungannya di estimasi cost yang ada di surat penawaran dan diatur semua oleh pihak Sky Line Block. untuk  suttle bus bisa digunakan kapanpun diperlukan.

 

4. Penataan lay out ruangan dan semua fasilitas yang diperlukan harus sesuai dengan yang sudah ditentukan dari pihak ketua pelaksana. untuk mengenai harga bisa flexible dan disepakati antara Manager incharge dengan tamu. semua ketentuan sudah ada di proposal penawaran.

 

5. Dalam penyelenggaran event tersebut maka perlu diperhatikan sebagai berikut :

           a.    Lokasi Meeting

           b.   Jarak penginapan dengan tempat acara

           c.    Nomor kamar dan nama masing – masing peserta

           d.        Biaya yang harus dikeluarkan untuk shuttle service